Ken je dat: naar de boekhouder gaan op het einde van het kwartaal, papieren binnenbrengen en vlug een praatje slaan. Dat deed ik ook altijd bij mijn boekhouder. Alleen heeft hij een paar medewerkers, die noodgedwongen, bij elke ‘papieren-droppen-praatje-slaan-bezoekje’ afgeleid waren van hun werk, door, uit beleefdheid en automatisme, mee te luisteren en te praten. En die bezoekjes zijn er veel bij een boekhouder: elk kwartaaleinde, belastingaangifte, btw-aangiftes, komen àl die klanten weer over de vloer. Net tijdens die drukke periodes je medewerkers afgeleid zien, en dus niet erg productief, is niet fijn. 

Interieurarchitectuur = problemen oplossen

Dit was het verhaal van mijn eigen boekhouder. Dat probleem had ik zelf nooit ingezien, omdat ik er natuurlijk zelf niet in werk, wat ik wel zag was de opeenstapeling van papieren (écht overal!), een gebrek aan bergruimte en een verouderd interieur. Ik snap dat voor potentiële klanten die er voor het eerst binnenstappen de eerste indruk is: ‘we gaan slordig om met je papieren en je boekhouding’. En als klant kan ik je verzekeren dat dit niet zo was of is. Maar die uitstraling kwam dus gewoon niet overeen met waar dit kantoor voor staat. 

Of ik al die problemen ook kon oplossen met een nieuwe kantoorinrichting? Toegegeven, het was een uitdaging. Maar voor mij betekent design ook problemen oplossen en niet enkel een mooi plaatje maken. Natuurlijk moet je dan eerst weten wat dat die problemen precies zijn. In dit geval gaf mijn boekhouder 1 probleem aan, we zijn samen achter de anderen gekomen door mijn grondige vragen en een analyse van de huidige situatie. Kan je niet zelf jouw ‘probleem’ vastpakken, neem gerust eens vrijblijvend contact op met ons en samen komen we tot belangrijke inzichten.

De situatie voor:

• Een open kantoor: klanten springen binnen verstoren ieders concentratie
• Papieren, heel veel papieren en die wanorde leidt ook af!
• Uitstraling: gedateerd, komt niet overeen met hun werking

De eerste ideeën voor de kantoorinrichting: de indeling

De belangrijkste stap voor de inrichting van dit kantoor was de lay-out oftewel de indeling van het grondplan. Met als belangrijkste vragen: hoe circuleren de bezoekers? En hoe kunnen we medewerkers efficiënt laten werken?

Het idee was om een soort van ‘loket’ (zoals in banken) te maken, waar ondernemers hun papieren kunnen binnenbrengen. Deze situeerden we vooraan in de inkom. Er is hierdoor maar 1 medewerker bezig met die klant, de andere medewerkers worden niet afgeleid en kunnen rustig doorwerken. 

Verder maakten we een gang die voorheen open was naar de werkplekken toe, maar afgelijnd met een balie. Op die plek maakten we 1 lang bureau, om samenwerken te stimuleren, met een afsluiting in translucent glas. Wederom worden de medewerkers niet gestoord, als bezoekers door de gang lopen om achteraan in de vergaderruimte te komen. We creëerden veel gesloten opbergruimte (de boekhouder heeft ook werk gemaakt van het digitaliseren van het een en ander) en voorzien 1 lagere kast, zodat hierop open dossiers kunnen worden geplaatst. 

 

 

Kantoorinrichting op maat: de details 

Eenmaal we eruit waren dat dit grondplan het ideale plan was, moesten we de volgende uitdaging aanpakken: de uitstraling! We stelden een moodboard op en kozen materialen en kleuren die perfect binnen hun branding past: marmer, glas, warme tint hout; blauw en wit.

De lange werktafel werd tot in de kleinste details uitgetekend, het is immers maatwerk. Zo komen we tot een praktisch en mooi eindresultaat en laten we de de aannemers toe het ontwerp om te zetten tot wat we voor ogen hadden. Het marmer van de gang loopt mooi door tot in de werktafel, om dan aan te sluiten met het houten werkblad (dat voelt aangenamer aan als een koude tafel 🙂 ) Achteraan het bureaublad werd een borstel voorzien om kabels netjes weg te werken.

 

Het resultaat: een eigentijds kantoor, praktisch in zijn werking.

Als je aan je klanten belooft je werk professioneel aan te pakken en met de grootste zorgen, dan moet je werking dat ook toelaten. En daar zijn we in geslaagd met deze inrichting. De uitdagingen waar we voor stonden aan het begin van dit project zijn effectief opgelost.

Het eindresultaat:

• met dezelfde oppervlakte, meer ruimtelijk gevoel gecreëerd
• medewerkers kunnen efficiënter en meer geconcentreerd werken
• klant krijgt een professionele indruk door de orde en eigentijdse uitstraling

Welke zijn de uitdagingen waar jouw kantoor meer te maken heeft? Laat het weten in een reactie hier onder!

*Nota: zoals bij elke onderneming is het niet altijd mogelijk om alles (budgettair en praktisch gezien) in 1 fase uit te voeren. Zo zijn nog enkele verlichtingsarmaturen in bestelling en staat een nieuwe vloer ook op het verlanglijstje.