Wachten. We hebben er allemaal een gruwelijke hekel aan. Er is niets vervelender dan in een wachtzaal tik per tik de wijzer van de klok jouw kostbare tijd zien stelen. Als jouw klanten of patiënten te lang moeten wachten heeft dat dan ook een gigantische invloed op hun klanttevredenheid. Helaas is het verkorten van wachttijden niet altijd mogelijk. Dat betekent echter niet dat je je dan maar moet neerleggen bij ontevreden klanten. Ook de kwaliteit van het wachten speelt immers een rol en net bij dat aspect kan een uitgekiend interieur wonderen verrichten. Denk er maar eens over na: de wachtkamer is de eerste indruk van jouw praktijk. Daar kansen laten liggen om de verloren tijd aangenaam te maken is vragen om klachten over de service. Maar hoe pak je het dan aan om als dienstverlener het wachten aangenaam te maken?

Wachtruimte inrichten – het design

Alles begint bij de uitstraling van jouw wachtruimte. Een uitstraling die een veel grotere invloed heeft dan je zelf soms beseft. Nieuwe patiënten beoordelen de kwaliteit van jouw service immers niet alleen op de verleende zorg, maar ook op basis van hoe jouw praktijk eruit ziet. Een slecht onderhouden, gedateerde wachtruimte met roddelboekjes van een jaar oud? Dan geef je naar het onderbewuste van de patiënten het signaal dat ook jouw behandelingen ondermaats zijn.

receptie dierenartsenpraktijk

De andere kant van de medaille is dat je door een aangename inrichting die emoties ook positief kunt beïnvloeden. Een rustgevende sfeer is exact wat een angstige of gestresseerde klant nodig heeft. Een simpele ingreep als kiezen voor kalmerende kleuren kan een wereld van verschil maken. Zachte en warme tinten, de aanwezigheid van planten en ingetogen, indirecte verlichting zijn stuk voor stuk ingrepen die voor een aangename sfeer zorgen.

De wachtkamer: stoel of bankje

Het wachtbankje van Chocola-tuti staat volledig in het teken van de branding.

Nu kan je van de wachtkamer een echte oase van rust maken, maar als de stoel even gemakkelijk zit als een speldenkussen maakt dat weinig uit. Het zitgemak is dan ook het belangrijkste onderdeel van de wachtkamer. Al te vaak grijpt men naar een paar goedkope stoelen uit kunststof die ronduit onaangenaam zitten. Kies liever voor een leuke zetel of een paar stoelen met kussens. Wedden dat de klachten over de service plots halveren?

Belangrijk om bij de keuze van meubilair in de wachtkamer in het achterhoofd te houden is natuurlijk ook het doelpubliek. Het spreekt voor zich dat in een dokterspraktijk of bij de tandarts mensen graag een beetje privacy hebben. Denk er maar eens over na: ga jij zelf zitten naast mensen in de wachtzaal of laat je liever een plekje tussenin vrij? Plaats in dit geval het meubilair niet te dicht opeen en geef mensen de keuzevrijheid. Is het net wel de bedoeling interactie tussen de wachtenden te stimuleren? Dan doe je dat natuurlijk gewoon net wel of kies je voor een zetel. Is jouw praktijk vooral gericht op ouderen? Dan is het niet verkeerd de nodige houvast te geven in de vorm van bijvoorbeeld een leuning. Is jouw doelpubliek mensen die slecht zien? Dan is kleurcontrast van groot belang om de kamer te lezen. Kortom: ken jouw doelgroep!

Aankleding wachtkamer

Een wachtruimte waar je enkel en alleen wacht is er eentje die zorgt voor ontevredenheid. Een goede service draait om beleving en de wachttijd zo kort mogelijk te doen lijken. Geef mensen dan ook iets te doen ondertussen om die mentale tol te minimaliseren. Als ze het gevoel hebben lang te moeten wachten komt dat over alsof je weinig belang aan hen hecht. Is het niet mogelijk de objectieve wachttijd te verkorten, verkort dan de subjectieve. Plaats een stapel tijdschriften die up-to-date zijn, plaats een televisie, zorg voor wat muziek op de achtergrond en liefst ook voor een Wifi-code. Voor de allerkleinsten is een speelhoek nooit verkeerd en met een boek kaarten kan ook al veel gebeuren.

Wil je weten hoe het staat met de gastvrijheid in jouw wachtkamer? Doe dan zelf de check met de vragenlijst die je hier gratis kan downloaden.

Zit je nog met vragen of heb je nood aan enkele tips op maat om de klantbeleving in jouw wachtkamer op punt te stellen? Neem dan zeker en vast contact op met ons voor een vrijblijvend gesprekje. Ik beantwoord jouw vragen met plezier.